L’épidémie mondiale, qui balaie actuellement la France,
a obligé l’ensemble des collectivités à se réorganiser en urgence, afin de limiter le regroupement du personnel pour le protéger.
Si la plupart tentent de maintenir un minimum d’activité,
d’autres ont stoppé tous les services ou, au contraire, fonctionnent “quasi à la normale”. Une des solutions ? Prioriser les interventions sur les espaces verts et “plancher” sur les dossiers en cours et les améliorations possibles.

Les témoignages quant à la gestion de la crise actuelle sont aussi variés qu’ils existent de configurations différentes. Une tendance générale se détache cependant : au départ, face à l’urgence de la situation, les services techniques ont, pour beaucoup de collectivités, été totalement arrêtés, le temps de mettre au point une organisation adaptée. Désormais, chaque ville et village a, selon sa taille et ses moyens humains et matériels, mis en place divers systèmes D (télétravail, réorganisation des équipes en effectif réduit, horaires décalés, arrêt de la mutualisation des agents avec les autres communes, conservation des horaires d’hiver, arrêt d’activité rémunéré…), afin de limiter les contacts, les déplacements et les risques de contamination au sein du personnel communal. Alors que les jours passent et que les mesures sanitaires dictées par l’Etat évoluent, les villes et les villages adaptent quotidiennement et affinent leur réorganisation pour pouvoir, a minima, assurer les missions prioritaires sur les espaces verts et sortir du confinement le plus à jour possible, sans avoir à tout rattraper en un temps record. Mais, satisfaisons-nous au moins d’une chose : “dans les petites communes, où il y a souvent un seul agent, la mission espaces verts est finalement la moins touchée par la crise du Coronavirus, par rapport aux services scolaires par exemple” souligne Dominique Ramard, maire de Saint-Juvat (22), comptant environ 650 habitants.

Mise en route des nouvelles équipes municipales

Si l’on peut débattre du maintien du premier tour, les communes qui ont déjà connaissance de leur nouvelle équipe n’ont pas pu mettre en place les nouveaux conseils municipaux. Ceci alors même que le confinement, poussant à limiter les activités et à rester chez soi, pourrait être une opportunité d’élaborer des groupes de travail et de réfléchir aux projets de mandat. Ainsi, à Saint-Juvat, ce calendrier qui pourrait être vécu comme une contrainte par certains, est perçu par son maire comme l’occasion “d’enrichir les réflexions à un groupe élargi de conseillers, entre élus sortants et entrants. En effet, nous n’avons pas eu le temps d’installer les nouveaux conseillers municipaux et nous travaillons donc avec l’ancienne équipe (14 personnes encore en poste). Avec les 9 nouveaux élus, cela porte à 23 le nombre de personnes avec lesquelles il faut échanger, ce qui n’est pas si évident lorsque l’on ne peut pas se retrouver tous ensemble lors d’une réunion. Il nous a donc fallu trouver et tester des outils de discussions écrites à plusieurs ou de visioconférence (avec Messenger par exemple). Pour faciliter la communication et répondre au nombre limité de participants imposé par certaines plateformes d’échanges, des groupes de 8 ont été créés par axe de travail (communication, travaux de voirie, et bientôt fleurissement…). Cette organisation est finalement plutôt bénéfique car les nouveaux élus doivent rapporter les discussions des groupes de travail et se responsabilisent alors plus vite qu’à l’accoutumée”. N’hésitez donc pas à organiser des groupes de travail afin d’avancer sur les axes du mandat à venir, afin que ce temps suspendu devienne profitable et vous permette de mûrir de beaux projets.

Des équipes réduites et réorganisées

A Paimpol (22), ville de plus de 7 000 habitant, comme l’explique Eric Mongnet, responsable du service espaces verts comptant 7 agents, “après quelques jours de confinement total chacun chez soi, nous sommes revenus travailler sur le terrain. En effet, ce n’est pas parce que tout s’arrête, que l’herbe s’arrête elle aussi de pousser… L’organisation a alors été repensée pour prendre toutes les précautions possibles face à l’épidémie : le service a été scindé en deux équipes distinctes. L’une travaille du lundi au mercredi midi, l’autre prend le relais la seconde moitié de la semaine. Ce régime, où les agents travaillent la moitié du volume horaire habituel, nous impose de prioriser les interventions selon les degrés d’urgence. Ainsi, les quartiers les plus fréquentés, notamment d’habitat dense, sont par exemple tondus en priorité, tout comme les espaces de l’hyper-centre à proximité des commerces qui sont ouverts. Aussi, nous limitons le nombre d’agent par camion à une personne, pour respecter les distances de précaution. Par exemple, les jours de tonte, un agent conduit seul le camion, l’autre le tracteur remorque, et le troisième la tondeuse autoportée. Sur le terrain, on impose une distance de 1 m minimum entre agents. Ces derniers ont à disposition du gel antibactérien pour désinfecter aussi souvent qu’ils le peuvent les poignées, le volant, les outils… Pour ma part, en tant que responsable, je travaille toute la semaine : le matin, je vais au bureau et consacre mon temps aux tâches administratives et au suivi des équipes, des commandes et des marchés. Puis je me rends aux serres municipales pour préparer notre fleurissement estival. En effet, d’une part, nous avions passé commande de plants d’annuelles, commande que nous avons honorée même dans les circonstances actuelles. De plus, Paimpol est une ville qui reçoit de nombreux touristes l’été : même si nous sommes actuellement en confinement, nous ne pouvons pas tout arrêter durant toute l’année 2020. Il faut penser à l’après, sous peine que nos touristes soient déçus en venant chez nous. Ainsi, je vais passer une semaine à préparer nos 270 contenants hors-sol qui ornent le centre ancien. Après, il y a aura toujours du boulot : surveiller tous les deux jours pour prévenir l’arrivée d’éventuelles maladies, pincer les plants, installer les contenants…” Dans ce contexte particulier, où les incertitudes sont nombreuses sur “l’après-crise”, les agents et techniciens de nos communes n’ont pas forcément le cœur à l’ouvrage : il faut donc réussir à motiver les troupes, par exemple en prenant des nouvelles de chacun et de leurs proches, en organisant des moments conviviaux en visioconférence… Pour beaucoup d’entre eux, c’est également compliqué de savoir comment ils vont devoir rattraper ces heures non travaillées pour répondre aux restrictions sanitaires actuelles demandées par l’Etat.

Etablir des priorités

Revenons à Saint-Juvat, petit village de 650 âmes. Avec un seul agent municipal, les problèmes de regroupement sont quasiment inexistants, même si, comme nous le confie Dominique Ramard : “nous lui demandons d’installer des barrières autour de son périmètre d’intervention afin de tenir à distance les habitants de sortie.
De plus, il travaille habituellement avec les agents des communes environnantes, dans une logique de mutualisation des moyens, par exemple pour les opérations de plantation et de taille. C’est un peu moins motivant de travailler seul mais, au moins, pas de risque de contamination. Pour respecter les mesures sanitaires, ses interventions se focalisent sur les actions de salubrité (ramassage des déchets et vidage des corbeilles) et de sécurisation de l’espace public (taille d’une branche dangereuse, comblement d’un nid de poule…). Sans oublier les plantations à réaliser d’urgence, car nous avions reçu des végétaux en racines nues avant le confinement et ceux-ci ne peuvent pas attendre indéfiniment, sous peine de périr. D’autres missions ont dû être stoppées avec, en cause, l’arrêt de la production et la livraison de certaines fournitures (paillages, tuteurs, matériel…). En espérant qu’elles puissent être reportées dès le redémarrage de l’économie… Face à ces missions qui ne peuvent être réalisées, nous envisageons de poursuivre les horaires d’hiver (4 jours/semaine, soit 28 h) de notre agent, qui passe normalement à plein temps pour la belle saison”. A Saint-Juvat, l’agent qui s’occupe des espaces verts et de l’entretien de l’espace public est donc l’un des seuls à être encore en action.

Profiter de ce temps suspendu

Les semaines que nous vivons actuellement, où tout tourne au ralenti, doivent être perçues comme une opportunité de se pencher sur des réflexions et améliorations que l’on n’a pas le temps d’approfondir habituellement, pris dans notre rythme effréné quotidien. Ou encore d’établir ou de perfectionner des dossiers en cours ou à venir. A l’image d’une autre ville française, d’environ 3 500 habitants, où, pendant que les agents de terrain sont totalement à l’arrêt, en attendant de voir l’évolution de la situation pour une réorganisation possible des équipes, une partie de la collectivité peut télétravailler. C’est le cas pour le personnel administratif, les chargés de projets ou les assistants techniques. Ils en profitent, par exemple, pour avancer sur le programme d’actions engagées pour revitaliser le cœur de bourg, la ville étant double lauréate de l’AMI national “Centres-bourgs” et d’un appel à projet régional “dynamisme des bourgs ruraux”, tout cela dans l’optique de renforcer l’attractivité de la ville et de proposer un cadre de vie agréable aux habitants.
De nombreuses autres réflexions et démarches peuvent être engagées comme, par exemple :
• la réalisation de dossiers pour obtenir des subventions pour des projets en faveur du cadre de vie et de l’environnement (appels à projet de l’Etat ou des Régions, Agences de l’eau, projets européens FEDER…). Pour cela, des structures et associations sont présentes (par téléphone, email…) partout sur le territoire pour vous aider dans vos démarches ;
• la mise à jour de vos données sur les espaces verts : m2 d’espaces verts en gestion, de massifs fleuris et/ou arbustifs, comptabilisation du nombre d’arbres. Mais aussi dépenses et volumes horaires dédiés par tâche l’année passée, pour vous permettre de voir les espaces qui vous demandent trop d’entretien, rééquilibrer vos budgets, rechercher des économies pour les réinjecter dans de nouveaux projets de plantation par exemple… ;
• la réalisation de vos commandes pour l’automne et, éventuellement, réserver vos végétaux en pépinières pour aider les producteurs à, eux aussi, sortir de la crise plus facilement ;
• l’établissement d’une palette végétale adaptée à la sécheresse (recherches internet, livres, lecture de magazines professionnels…) ;
• et bien d’autres projets encore ! A vous d’être ingénieux, curieux et astucieux, pour profiter de ce temps suspendu…

LES EDITIONS DE BIONNAY : une diffusion exceptionnelle de tous nos magazines

“Nous sommes tous sur le pont et engagés pour vous accompagner, avec l’ADN qui est le nôtre depuis plus de 25 ans, être à vos côtés et à votre écoute”, explique Erick Roizard. “Dès le lundi 16 mars, nous avons mis notre équipe rédactionnelle en télétravail, et le lendemain l’équipe commerciale. Pour limiter les déplacements, les proximités… et respecter les consignes de sécurité et de protection sanitaire tous en assurant la continuité de service auprès de nos lecteurs et de nos annonceurs. La première semaine a été consacrée à cette organisation car pas si simple de travailler à distance, notamment pour les jeunes recrues qui vont devoir acquérir une expérience un peu inédite sans être complétement aguerris aux procédures alors que, habituellement, notre équipe est rassemblée sur un seul site. Avec Martine Meunier, nous passons aussi beaucoup de temps à refaire nos budgets prévisionnels et nos plans de trésorerie selon diverses hypothèses, à étudier différentes stratégies. Notre entreprise est saine mais nous savons tous que des circonstances exceptionnelles peuvent révéler certaines vulnérabilités en matière d’organisation. Dans une PME comme la nôtre, même si nous avons toujours encouragé la polyvalence, nous en profitons pour réécrire et réactualiser certaines procédures. Nos annonceurs sont présents, ils anticipent déjà la reprise même s’il y a des incertitudes. Ce qui est sûr, c’est qu’être proche de la nature, de chez soi, dans un parc, un jardin ou un terrain de foot, ce sont des besoins que nos concitoyens vont redécouvrir, avec avidité et grand plaisir, dès la fin du confinement et à ce moment-là, ce seront les entreprises de nos filières, les services espaces verts et les services des sports qui seront en première ligne. Pour ce qui est des magazines et des éditions en cours, notre imprimeur est en chômage technique depuis quelques jours, donc les n° d’avril ne seront pas imprimés. Nous avons donc décidé de les sur-diffuser par PDF à nos abonnés et à tous nos prospects par e-mails (il est vrai que nous disposons de super bases de données qualifiées) et les mettre aussi gracieusement à disposition de tous les professionnels sur nos sites* car ce temps est aussi un temps de lecture, d’informations, de réflexion… Cette crise est aussi une opportunité de développer et d’accélérer la digitalisation de nos services, nous avions déjà le bhpenligne.fr et développé la plateforme placedupro.com pour présenter à tous les professionnels de la ville, du sport et du paysage, tous les produits et services des fournisseurs, avec de nombreuses actualités. Avec plus de 7 000 lecteurs par mois, et de nombreux partenaires, elle progresse et s’impose comme la première plateforme professionnelle de nos filières. Là encore, ce temps suspendu est pour certains annonceurs le moment de prendre le temps de rattraper du retard et de nous envoyer les informations (textes, photos…) pour mettre en ligne leurs produits. Nous sommes donc très attentifs, très vigilants et, comme toute notre équipe, à votre écoute. Et nous entendons bien relever, avec vous, cet incroyable défi”.

*cahiersdufleurissement.com ou placedupro.com

Covid-19 :
adapter la gestion
selon ses moyens

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